【業務システム】Excel台帳をWebアプリにする前に、これだけは決めたい5つのこと

受注も在庫も出荷も Excel で回っていて、ファイルは共有フォルダにあって、詳しい人が1人いて、その人が休むと止まる。 製造業や流通業の現場では、けっこうよくある景色です。

で、こういう相談をいただいたとき、実は技術の選定より先に決めておいたほうがいいことがあります。 ここを飛ばすと、「Excel のほうが早かったんだけど」と言われるシステムができあがるんですよね……。 今回はその5つを書きます。

よくある失敗：今のExcelをそのまま画面にする

いちばん多い失敗が、今の台帳の見た目をそのまま Web の画面に移してしまうこと。 一見すると現場にやさしそうじゃないですか。でも実際はこうなります。

• Excel なら数式のコピーで済んだ一括入力が、1件ずつの入力になって逆に遅くなる
• 列が多すぎて横スクロールが発生。現場のノートPCだと使い物にならない
• Excel でできた「とりあえずセルに書いておく」ができず、運用が回らない

Excel の強みは自由度、業務システムの強みは制約とつながりです。 同じ土俵で戦わせたら、そりゃ負けます。

置き換えるのは見た目じゃなくて、業務の流れのほう。そのために、次の5つを先に決めます。

① 「1行」が何を表すのかを決める

長く使われてきた台帳を開くと、1行の意味が場所によって変わっていること、けっこうあります。

1行が1件の注文のこともあれば、同じ注文の追加分が下の行に足されていたり、分納した分だけ行が増えていたり、 セルが結合されて「この行はまとめ行」になっていたり。

ここを決めないまま設計に入ると、あとで必ず破綻します。最初に整理するのはこの3つ。

• この台帳の1行は、業務上の何にあたるのか（注文？ 注文明細？ 出荷？）
• その1件を一意に指す番号は何か。無いなら、これから何を採番するか
• 1件の中で、あとから増えるもの・変わるものは何か（数量の変更、分納、単価の改定）

② マスタと取引データを分ける

Excel 台帳だと、得意先名も品名も全部セルに直接書かれていますよね。 その結果、同じ相手が「○○鋼材」「○○鋼材（株）」「○○鋼材株式会社」と3通りで登録されていて、 集計のたびに手作業で名寄せが発生する。あるあるです。

実は、システム化の効果が一番分かりやすく出るのがここだったりします。 得意先・品目・単位・担当者をマスタとして独立させて、台帳側はマスタの ID を持つだけにする。 これだけで集計と検索が一気にラクになります。

あと、過去データの名寄せをどこまでやるかも決めておきましょう。 全期間をきれいにするのは費用対効果が合わないことが多いので、 「直近2年分だけ名寄せして、それ以前は参照専用」くらいの線引きが現実的です。

③ 備考欄をどうするか決める

現場の台帳には、必ず備考欄があります。そしてそこには、業務上めちゃくちゃ重要なことが書いてあります。

「先方都合で納期変更、△△様了承済」「この単価は今回限り」「代替材で対応」——こういうやつです。

システム化のとき、これを自由入力の1欄として残すか、項目として構造化するかは必ず議論になります。 判断の基準はシンプルで、その情報で検索・集計したいかどうか。

そして大事なのが、備考欄を無くそうとしないこと。 現場の業務は例外の連続で、全部を項目化しきることはできません。

逃げ道としての自由入力欄を残しておかないと、現場は「システムに入らないから」と別の Excel を作り始めます。 そうなったら二重管理で、前より悪化です。

④ 誰が何を見ていいかを決める

共有フォルダの Excel って、開ければ全部見えますよね。原価も、他の担当者の案件も、取引条件も。 今まで問題になっていなかったのは、単に人数が少なくて、お互いを知っているからです。

システムにすると、この前提が変わります。パートの方も、新しく入った人も同じ画面を開くことになる。 設計前に決めておきたいのはこの3点です。

1. 原価・仕入単価を見られるのは誰か。ここが一番意見が分かれます
2. 自分の担当分だけ見せるのか、全件見せるのか。営業の運用方針そのものなので、情シス側では決められません
3. 誰が変更したかを、どこまで記録するか。単価や数量の変更履歴は、あとで必ず「誰が直したの？」が問われます

権限は、あとから足すと画面もデータも作り直しになりがちなところです。 最初は分けない方針だとしても、あとから分けられる形で作っておくのは意味があります。

⑤ Excelを完全になくそうとしない

意外に思われることが多いんですが、Excel 出力はむしろ充実させます。理由は3つ。

• 取引先に出す帳票が、相手指定の Excel であることが多い
• 現場の担当者が慣れた集計方法を、すぐには取り上げられない
• 「いざとなれば出せる」という安心感が、移行の抵抗をぐっと下げる

目指すのは「Excel をなくすこと」じゃなくて、Excel が唯一の正データである状態をなくすこと。 正データはシステムに一本化して、Excel は出力先の1つにする。 この整理ができていれば、現場が Excel を使い続けても全然問題ありません。

移行の進め方

ついでに、うまくいきやすい進め方も書いておきますね。

1. 業務の1本の流れから始める。受注から出荷までの主要な1ルートを先に通す。全部門を同時に移行しない
2. 並行運用の期間と終了条件を最初に決める。「いつまで両方やるか」を決めずに始めると、二重入力が常態化します
3. 過去データは全部移さない。移すのは残高と進行中の案件くらい。あとは参照できれば十分なことが多いです
4. いちばん詳しい人ではなく、いちばん苦手な人に触ってもらう。詳しい人は問題を自力で回避しちゃうので、課題が見えないんです

あと、リリースはゴールじゃありません。使い始めてから「この画面、こうしてほしい」が必ず出ます。 最初の数か月で直せる体制まで計画に入れておくと、定着のしかたが全然違います。

まとめ

Excel 台帳の置き換えで難しいのは、技術じゃなくて業務の言語化のほうです。 長く回ってきた現場ほど、暗黙のルールがたくさんあります。それを1つずつ確認して形にするのが、設計の実体だったりします。

• 1行が何を表すのかを決める
• マスタを分けて、誰がメンテするかまで決める
• 例外を逃がす自由入力欄は残す
• 権限は、あとから分けられる形で作っておく
• Excel は出力として残して、正データだけ一本化する

うちが鉄鋼業のお客様と長くお付き合いさせてもらえているのは、 この「業務の言語化」を、専門用語が通じる状態で一緒にやれるからかなと思っています。 システムの話をする前に、現場の話ができるかどうか。そこが実は一番の分かれ目です。